Hướng dẫn thiết lập bộ lọc thư gửi đến trong hòm thư Gmail
Thứ năm, 03 Tháng 11 2011 15:48
Chúng ta đang sở hữu một tài khoản Gmail ?, Chúng ta đang có hàng nghìn Mail của bạn bè và các mối quan hệ gửi tới ?; Chúng ta đang không biết quản lý thư sao cho hiệu quả ?... Trả lời các câu hỏi như vậy thật dễ vì Google đã cung cấp cho chúng ta các chức năng khá linh hoạt trong công việc quản lý mail từ tài khoản Gmail. Từ một số cuộc điện thoại yêu cầu được trợ giúp trong việc quản lý mail, tôi xin hướng dẫn một số thao tác để người sử dụng mail của Google quản lý thư đến hiệu quả hơn và đặc biệt là thiết lập chức năng phân loại thư tự động mà Gmail đã cung cấp. Dưới đây tôi xin hướng dẫn từng bước một:
1. Tạo mới thư mục (nhãn) để quản lý thư theo nhóm.
Bước 1: Đăng nhập vào hòm thư.
Bước 2: Tạo ra thư mục (nhãn) mới.
- Kích chuột vào dòng 7 nhãn khác (1)
- Kích chọn lệnh Tạo nhãn mới ở phía cuối cùng (2)
- Gmail mở hộp thoại tạo nhãn mới như hình bên dưới:
- Nhập tên cho nhãn mới (ví dụ Báo cáo ).
- Bấm chuột vào nút Tạo để thực hiện tạo nhãn mới.
- Ngay lập tức Nhãn mới được xuất hiện như hình trên.
Như vậy chúng ta đã tạo thành công nhãn mới và từ bây giờ chúng ta có thể phân loại thư theo nhãn đã tạo ra. Người sử dụng Gmail có thể phân loại một cách thủ công hoặc tự động (gmail đều cung cấp cho chúng ta các chức năng đó). Sang phần tiếp theo tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách phân loại thủ công, ở phần 3 tôi sẽ hướng dẫn cách phân loại tự động (cách này phải có qui ước cho người gửi thì hệ thống mới hoạt động hiệu quả).
2. Phân loại thư thủ công từ mục Hộp thư đến.
* Để thực hiện phần này, các bạn chắc chắn đã tạo được các thư mục mới để quản lý thư theo nhóm như phần 1 đã hướng dẫn.
Bước 1: Lựa chọn các thư cần phân loại từ hòm thư đến.
- Đánh dấu tích vào các thư mới gửi đến cần phân loại. Như hình minh hoạ bên dưới.
Bước 2: Chuyển các thư đã đánh dấu vào thư mục mong muốn.
- Kích chuột vào nút Di chuyển tới.
- Chọn một thư mục cần di chuyển các thư đã chọn vào quản lý.
Ngay lập tức các thư đã chọn sẽ được chuyển vào thư mục mong muốn.
* Cách này làm thủ công cũng khá hiệu quả nhưng nếu lượng thư nhận hàng ngày quá lớn thì làm cách này không hiệu quả lăm. Có một cách khác là chúng ta sẽ thiết lập để Gmail lọc tự động và chuyển đúng vào các thư mục mong muốn của chúng ta. Mời các bạn thực hành phần 3 để thiết lập tự động.
3. Thiết lập để Gmail tự động phân loại thư gửi đến.
* Cách này người sử dụng cần phải thiết lập các thông số lọc để Gmail tính toán và tự động chuyển thư của mình tới đúng thư mục mình cần. Tôi vẫn hay sử dụng một điều kiện lọc duy nhất là qui ước cho các đối tượng gửi thư đến cần phải có cú pháp tiêu đề thư theo qui định của mình.
Bước 1: Thiết lập bộ lọc thư cho thư mục mới tạo ra.
- Mở thư mục cần thiết lập bộ lọc. (như hình bên dưới)
- Các bạn chú ý hai dòng liên kết ở bên phải của nút bấm Tìm kiếm trên Web. Hãy kích chuột vào dòng liên kết Tạo bộ lọc và Gmail sẽ mở giao diện thiết lập bộ lọc thư như sau:
- Như trên đã trình bày, tôi chỉ sử dụng một tiêu chí đó là Chủ đề. Tôi qui ước các đơn vị gửi thư đến cho tôi nếu là báo cáo thì Tiêu đề phải chứa chữ Bao cao + thông tin của báo cáo + tên đơn vị. Nhưng quan trọng nhất là chữ Bao cao đầu tiên. Như vậy trong bộ lọc chúng ta chỉ cần nhập vào chữ Bao cao.
- Kích chuột vào nút Bước tiếp theo để gmail chuyển sang bước thiết lập các thông số chỉ định như hình bên dưới.
- Do chúng ta muốn lọc tất cả thư có tiêu đề là Bao cao nên sẽ thiết lập để yêu cầu Gmail chuyển về đúng thư mục Báo cáo mình đã tạo ở bước trước. Các bạn hãy chú ý tới dòng Áp dụng nhãn và kích chọn nhãn đã tạo là Báo cáo (như hình minh hoạ).
* Ngoài ra còn một số chức năng lọc khác như Bỏ qua Hộp thư đến, Gắn sao, Đánh dấu quan trọng…. các bạn tự tìm hiểu nhé.
- Cuối cùng bấm nút Tạo bộ lọc để Gmail thực hiện lọc thư gửi đến thay bạn.
* Kết quả thử nghiệm:
- Hình 1: Gửi với tiêu đề đã được qui ước.
- Hình 2: Thư đã được chuyển đến đúng thư mục mong muốn.
* Như vậy với phương pháp này chúng ta có thể thiết lập để Gmail tự động phân loại, chuyển vào đúng thư mục cần sắp xếp. Tôi thấy chức năng này khá hữu ích cho những người thường xuyên phải quản lý một lượng lớn Mail gửi đến hàng ngày. Ngoài ra trong khuôn khổ bài viết này tôi chưa hướng dẫn đầy đủ chức năng lọc của Gmail. Các bạn hãy tự tìm hiểu để lựa chọn cách lọc cho riêng mình hiệu quả nhất nhé.
Chúc các thành công!
Nguyễn Văn Cường
